Tips og tricks

Inaktive opgaver i Project

Project Professional indeholder en spændende funktion, hvor du kan markere en opgave som inaktiv og derved fjerne eller skjule den fra projektplanen uden at slette opgaven og herved bevare historikken i dit projekt.

Du kan bruge de inaktive opgaver til hurtigt og effektivt at:

  • Styre projektets omfang Efterhånden som projektet overskrider budgettet eller tidsplanen, kan du bruge inaktive opgaver til at begrænse omfanget af projektet (også kaldet projektets scope), men stadig beholde oplysninger om de opgaver som du fjerner. Hvis du så senere tildeles yderligere midler eller mere tid, så kan du genaktivere nogle af de inaktive opgaver.
  • Udføre What-if-analyser Inaktive opgaver giver dig mulighed for at have flere forskellige kombinationer af forskellige opgaver i dit projekt. Herved kan du hurtigt se effekten af forskellige scenarier i forbindelse med en eller flere opgaver.

Lad os prøve dette i praksis ved at fjerne prisforhandlingen fra vores byggeprojekt og lave noget scenariestyring i forbindelse med udgravningen.

  1. Skift til visningen Gantt-diagram.
  2. Marker opgaven Forhandl pris, og klik på kommandoen Inaktiver i gruppen Tidsplan under Opgave.
  3. NOTEDu kan også højreklikke på opgaven og vælge kommandoen i genvejsmenuen, ligesom du kan markere afkrydsningsfeltet Inaktiv på fanen Generelt i dialogboksen Opgaveoplysninger.

    Undgå startskærmen

    Som du kan se medfører denne inaktivering måske en lidt anden projektplan end du havde regnet med. Hvis du inaktiverer en opgave med efterfølgende opgaver, vil de efterfølgende opgaver blive planlagt som om sammenkædningen til den inaktive opgave ikke eksisterer, og den efterfølgende opgave starter samtidigt med den inaktive opgave.

    Udgravningen er jo sat til at vare 10 dage, men hvad hvis den på grund af regnvejr, skybrud m.v. kommer til at tage dobbelt så lang tid? Hvilke konsekvenser får det for vores projekt?

    Her kan vi lave en what-if-analyse ved at oprette en ekstra udgravningsopgave, og så skifte scenarie ved skiftevis at inaktivere den ene og aktivere den anden.

  4. Marker opgaven Udgrav grund, og klik på kommandoen Opgave i gruppen Indsæt under Opgave.
  5. Indtast Udgrav grund (dårligt vejr) som opgavebeskrivelse, og giv opgaven en varighed på 20d.
  6. Klik i kolonnen Ressourcenavne, og tildel opgaven de samme ressourcer som den første udgravningsopgave – i dette tilfælde arbejdsmanden og gravemaskinen.
  7. Herved bliver både arbejdsmanden og gravemaskinen naturligvis overallokeret, som du kan se i symbolkolonnen, men det er selvfølgelig ikke meningen at vi skal udføre begge udgravningsopgaver – vi skal senere blot kunne skifte mellem disse.

    Nu mangler vi blot at sammenkæde den nye udgravningsopgave og støbningen af fundamentet, så støbningen ikke starter før begge udgravningsopgaver er fuldført.

  8. Marker den nye opgave, hold Ctrl nede og klik derefter på opgaven Støb fundament.
  9. Klik på kommandoen Sammenkæd opgaver i gruppen Tidsplan under Opgave.
  10. Undgå startskærmen

    Som det ser ud lige nu, så skal du stadig færdiggøre to udgravningsopgaver inden du kan gå i gang med støbningen, så det skal vi lige have lavet om på.

  11. Marker den gamle udgravningsopgave, så det kun er den der er markeret, og klik på kommandoen Inaktiver i gruppen Tidsplan under Opgave.
  12. Du kan nu nemt se konsekvensen af dårligt vejr i din projektplan, men hvordan skifter du mellem de to scenarier på en smart måde?

    Undgå startskærmen

  13. Marker begge udgravningsopgaver, både den aktive og den inaktive opgave, og klik derefter på kommandoen Inaktiver i gruppen Tidsplan  under Opgave, så det igen er den oprindelige udgravningsplan, der er aktiv.

Herved bliver den aktive opgave inaktiv og den inaktive opgave aktiv, og du kan således på en nem og hurtig måde skifte mellem de forskellige scenarier.

Scenariestyring med inaktive opgaver

De inaktive opgaver i dit projekt tæller ikke i projektplanen. De har altså hverken indflydelse på projektet varighed, dets ressourcetræk eller projektets samlede omkostninger. Så længe opgaven er markeret som inaktiv, så ignorerer Project opgaven, og det kan derfor ofte være en god ide at skjule opgaven i opgavelisten.

  1. Klik på pilen i højre side af rullelisten Filter i gruppen Data under Vis , og vælg filteret Aktive opgaver.
  2. Herved skjules de to inaktiver opgaver i opgavelisten.

    Undgå startskærmen

  3. Klik igen på pilen i højre side af rullelisten Filter i gruppen Data under Vis , og vælg denne gang filteret [Intet filter] for at vise alle opgaverne igen.

NOTEDer er visse ting du skal bemærke, når du arbejder med inaktive opgaver. Blandt de vigtigste er nok, at de kun virker i Project Professional, og opgaverne vil således være skrivebeskyttede i Project Standard. Hvis du arbejder i 2007-kompatibilitetstilstand vil du ikke kunne benytte funktionen, og hvis du gemmer projektet til en tidligere version, vil inaktive opgaver blive slettet fuldstændigt fra projektplanen.